Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Wir möchten Dir nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die

zollsoft GmbH
Ernst-Haeckel-Platz 5/6
07745 Jena

Du findest weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite https://zollsoft.de/impressum/

Welche Daten von Dir werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung zugesendet hast, um Deine Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Hierzu gehört auch die KI-gestützte Analyse Deiner eingereichten Unterlagen durch unser KI-Tool ‘Gemini”, um einen objektiven Abgleich mit den Anforderungen der Stelle zu ermöglichen. Wichtig: Diese Analyse dient uns lediglich als ergänzender Anhaltspunkt und stellt kein abschließendes Ranking dar. Jede Bewerbung wird weiterhin individuell durch unsere Mitarbeiter gesichtet. Die Entscheidung über den weiteren Verlauf Deiner Bewerbung und eine mögliche Einstellung wird in jedem Fall durch einen Menschen getroffen. Sofern Du im Vorstellungsgespräch einwilligst, verarbeiten wir zudem Audio- und Videodaten, um mithilfe der KI-Funktion ‘Gemini’ automatisierte Transkripte und Zusammenfassungen des Gesprächs zu erstellen. Dies dient einer präzisen Dokumentation und der besseren Vergleichbarkeit im Auswahlprozess.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses primär auf Grundlage von § 26 BDSG in der aktuell geltenden Fassung in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da dies zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Ergänzend stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit wir das KI-Tool ‘Gemini’ nutzen, um Dein Vorstellungsgespräch aufzuzeichnen und eine automatisierte Zusammenfassung zu erstellen, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann von Dir jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 12 Monaten anonymisiert. Die von der KI ‘Gemini’ erstellten Audioaufzeichnungen, Transkripte und Gesprächszusammenfassungen werden für einen Zeitraum von 6 Monate gespeichert und danach gelöscht, sofern du einer längeren Speicherung (z. B. für den Bewerber-Pool) nicht ausdrücklich zugestimmt hast. Für den Fall, dass Du einer weiteren Speicherung Deiner personenbezogenen Daten zugestimmt hast, werden wir Deine Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht. Solltest du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Deine Bewerberdaten werden nach Eingang der Bewerbung von der Personalabteilung sowie Geschäftsführung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann ggfs. intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Deine Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Deine Daten primär auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
Durch den Einsatz von Google Workspace (einschließlich Gmail und der KI-Funktion Gemini) kann jedoch eine Übermittlung von Daten an Server der jeweiligen Anbieter in den USA erfolgen. Für diese Fälle stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher:

Google: Der Anbieter ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Damit liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, der den Datentransfer in die USA legitimiert.
Zusätzliche Garantien: Ergänzend haben wir mit dem Anbietern die sogenannten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen, um Deine Daten auch bei einer Verarbeitung in Drittstaaten bestmöglich abzusichern.

Bitte beachte, dass beim Versand von E-Mails über das Internet generell nie vollständig ausgeschlossen werden kann, dass Datenpakete auf ihrem Weg über Server in Drittstaaten geleitet werden.

Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen Deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Workday Limited, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.workday.com/de-de/legal/impressum.html), betrieben. Workday ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Workday.

Deine Rechte als „Betroffene/r“

Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu Deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Dir verlangen, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du Dich ausgibst.
Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht.
Ferner hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Unsere Datenschutzbeauftragte

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist die DataCo GmbH, Sandstraße 33, 80335 München. Sie erreichen diese für alle mit zollsoft GmbH verbundenen Datenschutzfragen sowie für evtl. Meldungen zu Datenschutzverletzungen unter datenschutz@zollsoft.de bzw. +49 3641 3161204.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde Deiner Wahl für den Datenschutz zu beschweren.
Du kannst dies z.B. bei der für die zollsoft GmbH zuständigen Aufsichtsbehörde tun:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 900455
99107 Erfurt

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen im Bewerberprozess oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.
Stand: 10.05.2026